حدود ده سال پیش، پدیده کوورکینگ (Coworking) انقلابی در محیط کار میلیون‌ها نفر ایجاد کرد. کمپانی بین المللی WeWork غول برند فعال در حوزه دفتر کار اشتراکی در لندن واقع شده و صاحب دفاتر تجاری بسیاری در این شهر است و از نظر اندازه در جایگاه دوم بعد از دولت بریتانیا قرار داد. این کمپانی که در سال ۲۰۱۰ در نیویورک پایه‌گذاری شده و به گزارش مجله فوربز، رقمی بالغ بر ۲۰ میلیارد دلار ارزش دارد. به عبارت دیگر کمپانی Airbnb و Uber تنها استارتاپ هایی هستند که با مبلغ بالاتری نسبت به وی‌ورک ارزش گذاری شده‌اند.
فضاهای کار اشتراکی
اگرچه ۵۰۰ برند موفق دنیا مثل GM ، GE، IBM و Microsoft فضای کارشان را از وی‌ورک اجاره می‌کنند و طبق ادعای Bertoni، ۳۰% از فروش ماهیانه این کمپانی از برندهای بزرگ دنیا به دست می‌آید، اما فضاهای کار اشتراکی تنها برای کسب و کارهای دیجیتالی یا استارتاپ های کارآفرین ساخته نشده است.
کمپانی‌ها و کسب و کارهای بزرگ، مطمئناً می‌توانند فضاهای ارزانتر و اقتصادی‌تری را نسبت به وی‌ورک برای کار خود تهیه کنند، اما واقعیت اینجاست که آنها از محیط کار، چیزی فراتر و محسوس تر از صرفاً یک فضای مربعی شکل ساده را می‌خواهند؛ فضایی که وی‌ورک ارائه می‌دهد، نسبت به فضاهای کار در دهه‌های اخیر، فرهنگ کاری بسیار نوین‌تری را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. تاکید این فضا بر راحتی گروه کارمندان و نگاه به کار به عنوان یک سرگرمی است. ترکیب تکنولوژی، راحتی و مهمان‌نوازی موجود در ساختار این فضاها نیز، عاملی است که این کمپانی را با فاصله زیاد نسبت به رقبا، در جایگاه بهترین برند دنیا در زمینه فضای کار اشتراکی قرار داده است.
شروع وی‌ورک
وی‌ورک که ابتدا کار خود را در آمریکا و کشورهای اروپایی آغاز کرد، اکنون برند خود را در کشورهای آسیایی نیز توسعه داده است. البته وی‌ورک تنها برند فعال در این زمینه در آسیا نیست؛ در شهر هو‌چی‌مین در ویتنام، برند Circo رشد دو برابری داشته و همچنین به گسترش خود ادامه می‌دهد. در واقع مدل‌های مختلفی از دفتر کار اشتراکی در نقاط مختلف جهان وجود دارد که هر روز هم بر تعدادشان افزوده می‌شود.
اگر شما صاحب یک استارتاپ تازه هستید یا مایلید بازارهای جدیدی برای کسب و کار خود پیدا کنید، باید ببینید که آیا استفاده از این فضاها برای شما و کسب و کارتان مفید واقع می‌شود یا خیر؛ چرا که این فضاها نسبت به دفاتر اداری سنتی دارای مزایا و معایب مخصوص به خودشان هستند که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم:
جریان نقدینگی و نبود اصطکاک
اگر یک کارآفرین تنها و یا عضوی از یک تیم کوچک هستید، برای داشتن یک دفتر تخصصی کار، استفاده از فضای کار اشتراکی می‌تواند بهترین انتخاب باشد. درست است که کار کردن در این فضاها از محیط خانه یا کافی‌شاپ پر هزینه‌تر است، اما این موضوع را نیز در نظر بگیرید که این سبک از فضا مخصوص کار طراحی و ساخته شده‌اند. البته باید بدانید که در صورت اجاره این فضاها هزینه استفاده از مبلمان، نوسازی‌ها، اینترنت پرسرعت، برق و دیگر امکانات مصرفی به هزینه اجاره آن فضا اضافه می‌شود. امکان استفاده از فضای کاری بسیار تخصصی بدون وجود هزینه‌های پایان کار یا ایجاد تعهدات بلند مدت، یکی دیگر از جاذبه‌های با اهمیت فضای کار اشتراکی است.
وقتی تیم بزرگتر می‌شود
اگر تیم بزرگتر شود چه؟
در گفت‌و‌گویی با کارل کانگور بنیانگذار کمپانی MRR Media که از فضای کار اشتراکی برای کسب و کار خود استفاده می‌کند و به تازگی تعداد اعضای تیم خود را به پنج نفر افزایش داده در مورد کاربرد این فضاها سوال کردیم. او در پاسخ گفت:
«استفاده از فضای کار اشتراکی، تمام دردسرهای مربوط به نگهداری و کنترل یک فضای اداری را از میان برمی‌دارد و کمک می‌کند که من و تیمم کاملاً بر توسعه کسب و کارمان متمرکز باشیم»
او در ادامه با تاکید بر فرهنگ کاری نوین و انعطاف‌پذیری که فضاهای کار اشتراکی در اختیارش قرا می‌دهد، اضافه کرد که حتی حاضر است هزینه مابه‌التفاوتی که یک دفتر اداری شخصی در همین ابعاد ممکن است داشته باشد را بر هزینه اجاره فضا اضافه کند. او همچنین گفت:
«وقتی کسب و کارتان به سرعت رشد می‌کند و تیمتان گسترش پیدا می‌کند، می‌توانید به راحتی فضای کارتان را با جایی بزرگتر عوض کنید. چون اولاً قراردادهایی که برای اجاره این فضاها می‌بندیم معمولاً طولانی مدت نیست. و دوماً صاحبان این فضاها اکثراً از صاحبان فضاهای سنتی انعطاف‌پذیرتر و آسان‌گیرتر هستند».
اما در کنار تمام مزایای فضای کارهای اشتراکی، زمانی که اعضای تیم از تعداد انگشتان دست بیشتر می‌شود، شاید پرداخت هزینه اجاره این فضاها مقرون به صرفه نباشد. در این مواقع زمان آن رسیده است که به نقل مکان به یک فضای اداری سنتی و بزرگتر فکر کنید.
ارتباط با مشتریان
یکی از بزرگترین معایب ممکن در استفاده از فضای کار اشتراکی، عدم امکان عرضه مستقیم خدمات کسب و کارتان به مشتری است؛ اگرچه برندهای بزرگی مثل وی‌ورک، از به‌روزترین امکانات در طراحی فضا استفاده می‌کنند، اما در نهایت همه این طراحی‌ها به نام برند خودشان تمام می‌شود نه شما. به این مفهوم که حتی اگر یک فضای کار اشتراکی تخصصی و مناسب هم برای خودتان اجاره کردید، باز هم در استفاده از نام برندتان در آن فضا محدودیت‌هایی خواهید داشت. پس اگر کسب و کارتان نیازمند برگزاری جلسات زیادی با مشتریان است، باید به تاثیری که محیط کارتان بر روی مشتری می‌گذارد، توجه ویژه‌ای داشته باشید.
از طرف دیگر، برای برگزاری ملاقات‌های خصوصی با مشتریان در فضاهای کار اشتراکی با مشکل خاصی روبه‌رو نخواهید شد؛ چرا که در این فضاها اتاق‌های ملاقات و کنفرانس متعددی برای تیم‌ها فراهم شده است. اما ایجاد آن حس جاذبه و اعتماد به برندی که می‌توان در یک دفتر شخصی ایجاد کرد، در فضاهای کار اشتراکی به راحتی به دست نمی‌آید؛ محوطه باز و مشترک این فضاها حس امنیت و حریم خصوصی یک دفتر اداری شخصی را به مشتری القا نمی‌کند.
در نهایت اینکه، هنگام تصمیم‌گیری برای انتخاب بین یک دفتر خصوصی و استفاده از دفتر کار اشتراکی، ابتدا به این فکر کنید که کسب و کارتان به چشم مشتریان حال حاضر و همینطور مشتریان هدف چگونه به نظر می‌رسد. اگرچه دیدگاه افراد به فضاهای کار اشتراکی به عنوان یک محوطه «غیر جدی» در حال تغییر است، اما وجود میزهای فوتبال دستی و پینگ‌پونگ هنوز هم برای برخی از مشتریان با تفکر سنتی‌تر ممکن است ناامید کننده باشد و آنها را از ادامه همکاری منصرف کند.
تمرکز بر روی کار
یکی دیگر از جاذبه‌های استفاده از دفتر کار اشتراکی برای بسیاری از کسب و کارها، امکان استفاده از آن به عنوان محلی برای معاشرت بیشتر است؛ چراکه در این فضاها معمولاً در کنار دیگر کارآفرینان و تیم آنها کار و به فرصتی بی‌نظیر برای ایجاد روابط کاری بیشتر و به اصطلاح شبکه سازی (Networking) دست پیدا می‌کنید. البته این ویژگی که برای بسیاری از افراد یک مزیت بزرگ به شمار می‌آید، هزینه‌های خودش را نیز دارد. به عنوان مثال در فضای کار اشتراکی، امکان انتخاب کسانی که قرار است در کنارشان کار کنید وجود ندارد و به همین ترتیب دردسرها و حواس‌پرتی‌هایی که از این موضوع ناشی می‌شود هم کم نیستند.
اگرچه هدف اصلی بسیار از این دفاتر، ایجاد محوطه‌ای آرام و حرفه‌ای برای کاربرانش است، اما بازهم صدای تلفن‌هایی که برای ترتیب دادن قرار ملاقات‌های کاری گرفته می‌شود بیشتر از زمانی است که در یک دفتر یا اداره شخصی کار می‌کنید. پس اگر به طور معمول نمی‌توانید به راحتی بر کارتان تمرکز کنید، کار در فضای کار اشتراکی برایتان بسیار چالش برانگیز خواهد بود. در این صورت فضایی را انتخاب کنید که قبل از اجاره، این امکان را به شما می‌دهند که به مدت چند روز حضور در آن را امتحان کنید. چرا که در این صورت می‌توانید قبل از امضای قرارداد از مناسب بودن فضا برای تیمتان اطمینان حاصل کنید.
حرف آخر
اینکه برای کسب و کار شما، کار در یک فضای کار اشتراکی مناسب‌تر است یا یک دفتر شخصی، به میزان پیچیدگی کارهای اجرایی شما باز می‌گردد. تخمین راحتی کار، تاثیری که می‌خواهید بر مشتری بگذارید و بهترین محیط برای شما و تیمتان از مهمترین فاکتورهای انتخاب دفتر کارتان هستند. البته برای این فاکتورها یک پاسخ درست برای همه افراد وجود ندارد.
به عنوان مثال ممکن است شما و تیمتان کار را در یک دفتر کار اشتراکی شروع کنید اما با گسترش ابعاد کار و افزایش اعضای تیم، منطقی‌تر باشد که به یک فضای اداری شخصی نقل مکان کنید. پس در نظر داشته باشید که محیط کار مناسب کسب و کار شما با تغییر و گسترش کارتان نیازمند تغییر است. داشتن ذهنی باز نسبت به مسائل و تخمین و ارزیابی مرتب نیازمندی‌های کارتان، بهترین راهی است که می‌تواند شما را در انتخاب دفتر و فضایی مناسب برای کسب و کارتان یاری کند.
در کارمانا تمام تلاش ما فراهم کردن محیطی آرام و پویا برای تمامی تیم‌ها است، به صورتیکه هر تیم با توجه به نیاز خود فضای مورد نظر را انتخاب و شروع به فعالیت کند.
