سه اشتباه رایج در استخدام نیروی جدید که گران تمام می‌شود

اغلب شرکت‌ها با هزینه‌هایی که پروسه استخدام نیروی جدید به آنها تحمیل می‌کند کاملا آشنا هستند. در بخش‌هایی از بازار که دارای بیشترین میزان رقابت کاری است، مسئولین منابع انسانی و استخدام کنندگان حرفه‌ای به اهمیت و الزاماتی که این رقابت تنگاتنگ در پروسه استخدام افراد ایجاد می‌کند آگاه هستند. آنها سعی می‌کنند که بهترین و لایق‌ترین افراد را جذب کنند و فرآیند آشنایی و تطبیق آنها با شرکت را تا حدی ساده کنند که هیچگونه احساس استرس و ناراحتی در آنها ایجاد نشود.

اما اگر یک سازمان شخصی نامناسب را استخدام کند چه اتفاقی می‌افتد؟ یا حتی بدتر از آن، اگر سازمان یک شخص بد را استخدام کند چه؟

طبق ادعای Career Builder بیش از 75% مسئولین منابع انسانی و کارشناسان استخدام، گزارش کرده‌اند که یک شخص نامناسب را برای یک جایگاه شغلی استخدام کرده‌اند! و از بین این افراد، آنهایی که استخدام نامناسب بر روی کسب و کارشان تاثیر منفی گذاشته، گزارش کرده‌اند که به طور متوسط 17 هزار دلار به شرکت آنها زیان وارد شده است. همچنین در گزارشی که از سازمان مدیریت منابع انسانی آمده، استخدام افراد نامناسب در جایگاه‌های مانند مشاغل فنی یا مدیریتی، می‌تواند از 50% تا حتی بیشتر از 100% از درآمد سالیانه همان فرد، به شرکت ضرر برساند.

3 اشتباه رایج در فرایند استخدام نیروی جدید

پروسه مصاحبه و استخدام نیروی جدید ، فرآیندی بسیار حساس و زمانبر است که کوچکترین تصمیم اشتباه در هر مرحله از آن می‌تواند منجر به استخدام افراد ناشایست شود. در این مسیر، سه اشتباه بسیار رایج اما مهلک وجود دارد که شرکت‌ها باید از آنها دوری کنند.

• عدم ایجاد درک صحیح در متقاضیان استخدام

امروزه متقاضیان استخدام، نسبت به دوره‌های قبلی هوشمندتر شده‌اند؛ آنها به محض اینکه با یک فرم استخدامی قدیمی یا فرآیندهای استخدام آنلاین ضعیف مواجه می‌شوند، سریعا به ماهیت فرمالیته بودن همه چیز و نامعتبر بودن برند پی می‌برند. متقاضیان شایسته امروزی، انتظار یک روند ساده و قابل درک در این فرآ‌یند را دارند؛ ایجاد یک پروفایل آنلاین، جست‌و‌جو و درخواست برای شغل مورد نظر و آپلود و ارسال رزومه، همگی باید به سادگی و سرعت صورت پذیرد.

از طرف دیگر روند دریافت و تجزیه رزومه‌ها باید آنقدر ساده و پرسرعت باشد که متقاضی بتواند در کمترین زمان ممکن اطلاعات مورد نیاز را در فرم‌ها وارد کند. شرکت‌ها بایستی پس از دریافت فرم‌های استخدام آنلاین، ایمیل‌های تایید را به طور اتوماتیک برای متقاضی ارسال کنند. همچنین ضروری است که متقاضی بتواند در هر زمان و با هر سیستمی از قبیل کامپیوتر یا موبایل، بتواند به اکانت خود وارد شده و اطلاعات خود را اصلاح کند.

طبق گزارش شرکت The Brandon Hall Group، سازمان‌ها و شرکت‌هایی که بر روی بهینه‌سازی روند استخدامی خود سرمایه‌گذاری کردند، گزارش داده‌اند که کیفیت استخدام آنها تا ۷۰% بهبود داشته است  متقاضیانی که یک روند استخدامی ساده و بدون دردسر را تجربه می‌کنند، مانند نمایندگان برند شما عمل کرده و می‌توانند اعتبار برند شما را افزایش دهند و به این ترتیب متقاضیان بیشتری را به برند شما جذب کنند. این همان اتفاقی است که در حال حاضر در وب سایت Glassdoor می‌افتد.

• تصمیم گیری بدون داشتن اطلاعات جامع

دو احتمال وجود دارد که اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری در استخدام نیروی جدید ، از چشم شرکت‌ها دور بماند؛ یکی از این موارد از تعداد بالای متقاضیان استخدام ناشی می‌شود. از قدیم الایام تا به امروز اوضاع به این شکل بوده که در دوره‌های استخدامی یک شرکت، بخش منابع انسانی مملو از رزومه می‌شود. تعداد این رزومه‌ها اغلب آنقدر زیاد است که در بسیاری از مواقع، حتی زمان کافی برای بررسی همه آنها وجود ندارد. ابزارهای وجود دارند که می‌توان به وسیله آنها به سرعت رزومه‌هایی که دارای حداقل شرایط استخدامی نیستند را از فرآیند بررسی خارج کرد.

دومین احتمال در مخفی ماندن اطلاعات این است که، استخدام کننده خودش درک درستی از شرایط و اتفاقاتی که در شرکت در حال رخ دادن است ندارد. البته او می‌داند که جایگاهی خالی وجود دارد که قرار است با استخدام شخصی با توانایی‌ها و شایستگی‌های مشخص پر شود، همچنین می‌داند که حقوق تقریبی این جایگاه چقدر است. اما بازهم در بسیاری از شرکت‌ها، اطلاعات بخش منابع انسانی به طور کامل به بخش دیگری منتقل نمی‌شود.

سازمان‌ها به منظور گرفتن بهترین تصمیم، باید بتوانند از تمام اطلاعاتی که از متقاضی دریافت می‌کنند استفاده کنند.

استخدام کنندگان با اینکه لیست کاملی از شرایط  خود برای استخدام را در دست دارند اما در صورت عدم دسترسی به اطلاعات جامع، بازهم نمی‌توانند تصویری ایده‌آل و بدون نقص از شخص مورد نظرشان ایجاد کنند. به عنوان مثال، از هیچ راهی نمی‌توانند متوجه شوند که بهترین متقاضیان هم دارای ویژگی‌های مشترکی مانند نزدیک بودن محل سکونت‌شان به محل کارشان هستند (این موضوع فاکتوری است که می‌تواند در فرآیند جذب نیرو اعمال شود).

پس چرا از اطلاعات مفیدی که نیروی کار در اختیارمان می‌گذارد برای گرفتن بهترین تصمیم استفاده نکینم؟ استخدام کارمندان جدید بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده از کارکنان قدیمی‌تر شرکت، می‌تواند خطر استخدام افراد نامناسب را تا حد بسیار زیادی کاهش دهد.

• دست کم گرفتن اهمیت تطبیق کارمندان جدید با محیط کار

فرآیند مصاحبه و استخدام نیروی جدید زمان‌بر، پرهزینه و نیازمند اطلاعات فراوان است. اما مرحله بعد از استخدام که همان تطبیق نیروی جدید با محیط کاری است، معمولا آنقدرها هم جدی گرفته نمی‌شود. طبق اعلام Brandon Hall Group :

در شرکت‌هایی که دارای روندهای بهینه تطبیق کارمندان هستند، توانسته‌اند استخدام‌های موفق خود را تا ۸۲% و بهره‌وری را تا ۷۰% بهبود ببخشند.

فرآیند صحیح تطبیق کارمندان می‌تواند از اشتیاق و امید کارمندان محافظت کند و آنها را از روز اول با جریان کار همراه کند. بر خلاف این موضوع هم شایع است، شرکت‌هایی که برای کارمندان جدید برنامه‌های تطبیقی مناسبی ندارند، نه تنها اعتماد به نفس کارمندانشان را از بین می‌برند بلکه باعث دل‌زده شدن بسیاری از نیروها در همان سال اول کاری خواهند شد و این مسئله باعث تضعیف علاقه آنها به کار و تشدید تمایل به انتخاب شغلی جدید می‌گردد. تصور کنید پس از صرف آن همه وقت و هزینه برای استخدام یک نیروی شایسته، او را ظرف مدت کوتاهی از دست بدهید.

فرآیند تطبیق کارمندان جدید نباید رسمی و سخت باشد ولی با این‌ حال در بسیاری از سازمان‌ها این کار به شکل فرم‌های چندین صفحه‌ای که باید توسط کارمند پر شود و معمولاً هم در راستای منافع سازمان است اتفاق می‌افتد. این فرم‌ها بعدها وارد بخش منبع انسانی می‌شوند و توسط کارمندان آن بخش‌ها وارد سیستم‌های بایگانی می‌شود. ممکن است این فرم‌ها گم شوند، اطلاعات آن به طور نادرست وارد سیستم شوند و یا حتی کسی از سهواً بعضی از آن اطلاعات را نادیده بگیرد.

فرآیندهای تطبیقی باید به شکل برنامه‌های استراتژیک معنی‌دار و پایداری انجام بگیرند که هم نماینده برند شرکت باشند و هم در خوش‌آمد ‌گویی به کارکنان جدید، و تربیت و مشتاق کردن آنها به کار اثربخش باشند. استراتژی تطبیق کارمندان جدید در یک شرکت باید به گونه‌ای پیش برود که بتوان اطمینان حاصل کرد که کارمند جدید شما به نیرویی کارآمد و بهره‌ور در شرکت تبدیل خواهد شد.

فرآیند استخدام را مدرن کنید تا از استخدام نیروی نادرست جلوگیری کنید

تعریف سازمان Brandon Hall Group از یک استخدام نادرست این است که کارمند بر روی بهره‌وری، عملکرد، فرهنگ و ارزش‌های شرکت تاثیری منفی بگذارد. اگرچه که جایگزینی این نوع کارمندان باعث هدررفتن زمان و منابع شده و شرکت مجبور است تمام مراحل استخدام را مجدداً طی کند، ولی بسیاری از سازمان‌ها از اثرات به مراتب بدتر ادامه دادن همکاری با این کارمندان آگاه نیستند؛ از دست دادن مشتریان، خدشه‌دار شدن تصویر برند، کاهش بهره‌وری و مهمتر از همه کاهش اشتیاق دیگر کارمندان، از اثرات مخرب حضور یک کارمند نامناسب است.

هنوز هم در بسیاری از سازمان‌ها، فرآیند استخدام نیروی جدید به شکل سنتی و با دانش و منابع ناکافی برای تشخیص متقاضی شایسته، صورت می‌گیرد. در سال‌های آینده، مسئولین منابع انسانی باید به دنبال روش‌هایی برای اصلاح فرآیند و استراتژی استخدام کارمندان جدید باشند. با به روز کردن هر مرحله از این فرآیند، سازمان‌ها خطر استخدام نیروهای نامناسب را به شکل قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌دهند.