تعداد افرادی که در فضاهای کار اشتراکی مشغول به کار هستند، در سطح جهان، در حال افزایش است؛ و گمان می‌رود که تا سال 2020، تعداد این کارکنان به 3.8 میلیون نفر برسد. کارآفرینان، علاقه و اشتیاق زیادی به کار در این قبیل محیط‌های همکاری مدار دارند. فضاهای کار اشتراکی، به کارمندان کمک می‌کند تا با استفاده از منابع کافی، تخصص و دانش خود را گسترش دهند و ارتباط‌های دائم و مادام‌العمر با همکاران خود برقرار نمایند.
هِرا‌هاب (Hera-Hub)، یکی از کسب و کارهای مبتنی بر کار گروهی است که مدیر آن می‌گوید: “من، خودم را یکی از پیشگامان دنیای همکاری گروهی می‌دانم و تجربیات بسیاری در این زمینه به دست آورده‌ام. بنابراین، به توصیه من شدیداً توجه و دقت کنید: اگر قصد دارید که بیشترین ثمر و سود را از همکاری و ارتباط‌های خود با دیگران به دست آورید، از رفتارها و کنش‌های زیر به شدت و اکیداً پرهیز کنید:
عضویت ناآگاهانه و بی هدف در شبکه روابط
یکی از امکانات و جوانب جالب در فضاهای کار اشتراکی که توجه کارآفرینان تازه‌کار را به خود جلب می‌کند، امکان شبکه‌سازی و برقراری روابط با دیگران است. در یک نظرسنجی که توسط موسسه هایرینگ لرنینگ سیستم (Hiring Learning Systems) انجام شد، هشتادوپنج درصد از جمعیت نمونه اعلام کردند که شغل و سمت کنونی‌شان را مرهون همان شبکه‌ها و روابط هستند. به همین دلیل، یکی از دلایل علاقمندی افراد به حضور در فضاهای کار اشتراکی، فرصت برقراری ارتباط و شبکه‌سازی در آن محیط‌هاست.
اما دست نگه دارید: رمز پیشرفت در فضاهای کار اشتراکی، توقع و چشم‌داشت از دیگران و دریافت صرف کمک از ایشان نیست؛ بلکه، تمام اعضای آن محیط باید به یکدیگر کمک کنند. اکثر افرادی که در فضاهای کار اشتراکی کار می‌کنند، شخصا کارآفرین هستند. اما اگرچه فرصت برقراری مشارکت و ارتباط‌های ارزشمند با ایشان همیشه برای شما مهیاست، باید بدانید که برقراری و توسعه روابط موثر و پرثمر مستلزم صرف زمان نسبتا طولانی است. بنابراین، کارت ویزیت خود را به هر‌کس که رسیدید، ندهید. برای آغاز و توسعه ارتباط‌ات کارآمد و سودمند، زمان کافی صرف کنید.
خالی از لطف نیست که پیام یکی از اعضای فضاهای کار اشتراکی را بخوانید:
ما یک نیروی جدید داشتیم که به محض اینکه از راه رسید، شروع به توزیع کارت ویزیت و بروشورهای اطلاعاتی به اعضای دیگر شرکت‌ها کرد. یکی از اعضای گروه، او را به کنار کشید و به او گفت که “ما هیچوقت از چنین راهکاری برای برقراری ارتباط با دیگران استفاده نمی‌کنیم”؛ در‌نتیجه، آن نیرو متوجه اشتباه خود شد و گفت که دیگر این کار را تکرار نمی‌کند. حدود نیم ساعت بعد، ما دیدیم که او افراد را تک به تک و به بهانه اینکه از آنها یک سوال دارد، از محیط جلسه بیرون می‌برد و شروع به معرفی کسب و کار خود به ایشان می‌کند. پس از این اتفاق، ما سریعا عذر ایشان را خواستیم و برایشان توضیح دادیم که به چه دلیل، جایی در میان گروه ما ندارند.
توزیع پیام‌های تکراری و آماده میان اعضای گروه
بسیاری از فضاهای کار اشتراکی، یک رهبر و مدیر دارند که مسئولیت ایجاد و توسعه ارتباط‌های جدید را برعهده دارد. به عنوان مثال، در هرا هاب، یک گروه فیسبوک خصوصی، یک دایرکتوری مخصوص به اعضا و یک دیوار که کارت‌های ویزیت روی آن نصب می‌شوند، وجود دارد. علاوه بر این، رویدادها و جلسات متعددی را برگزار می‌کنند که اعضا، در آن‌جا می‌توانند با افراد حرفه‌ای و کارشناس دیگر (خارج از گروه) ملاقات داشته باشند.
اگرچه اطلاعات تماس افراد را از روی کارت‌های ویزیت‌شان یا از دایرکتوری اعضا می‌توانید پیدا کنید، اما هرگز نباید آدرس ایمیل ایشان را در فهرست مخاطبان عادی پست خود درج کنید؛ و پیام‌های تکراری با قالب آماده برایشان بفرستید. در صورتی‌که اجازه تماس با آنها را دریافت کردید، تمرکز خود را بر پشتیبانی و کمک به وی معطوف کنید؛ و صرفا به معرفی شغل و کسب و کارتان بسنده نکنید.
خودنمایی و جلب توجه
هم در فضاهای کار اشتراکی و هم در دفاتر اداری سنتی، همواره افرادی وجود دارند که دوست دارند در مرکز توجه قرار بگیرند. شناسایی این افراد اصلا کار سختی نیست. این افراد، در روزهای شنبه، با صدایی بلند و آزاردهنده، مدام از تعطیلات آخر هفته‌شان صحبت می‌کنند. در زمان صحبت کردن با تلفن، صدایشان را به شدت بالا می‌برند. یا با صدای بلند آه می‌کشند تا شاید کسی از ایشان بپرسد: چرا آه می‌کشی؟
لیان بیسلی (Leanne Beesley)، مدیر‌عامل www.coworker.com می‌گوید:
زمانی‌که برای اولین بار به تایلند رفته بودم، به همراه یکی از هم‌گروهی‌هایم در یک فضای کار اشتراکی به اسم پون اسپیس (Punspace) در چیانگ مای مشغول به کار شدم. یک ماه از عضویتم در آن محیط گذشته بود. یک روز، چند نفر از اعضای آن محل کارم را بطور اتفاقی در یک کافی‌شاپ دیدم؛ نزدیک رفتم؛ و خودم را معرفی کردم. آنها با یک پوزخند مغرورانه گوشه لب‌شان گفتند: “آهان تو همان دختری هستی که دائم بلند بلند می‌خندی”. این یعنی هربار که من در آن محیط کار می‌خندیدم (که تعداد دفعاتش هم کم نبود)، همه همکاران صدای خنده من را می‌شنیدند! من آن روز واقعاً خجالت زده شدم و از آن موقع، سعی کردم بلندی صدایم را کنترل کنم.
بله! برخی از افراد واقعاً به توجه نیاز دارند؛ اما به هر طریق که در‌صدد جلب توجه برآیند، اعتبار و آبرویشان خدشه دار خواهد شد. فضاهای کار اشتراکی، فرصت‌های بسیار ارزشمندی برای شبکه‌سازی و برگزاری جلسات طوفان فکری به دست می‌دهند؛ و در عین حال، محل انجام تکالیف و وظایف کاری نیز هستند. برای دیگران مزاحمت ایجاد نکنید. وقتی‌که به عنوان یک عضو از یک جامعه انتخاب می‌شوید، باید خود را بخشی از آن جمع بدانید. حتماً نباید قد و قامت‌تان از بقیه اعضا بلندتر باشد.
عدم شرکت در جلسه‌ها و قرارهای ملاقات
فضاهای کار اشتراکی هم مثل کلاس‌ها و باشگاه‌های ورزشی است. اگر صرفاً به عضویت آن محیط دربیایید و هیچ فعالیتی از خود نشان ندهید، به هیچ دستاوردی نخواهید رسید. در جلسات و رویدادهای کاری حضور پیدا کنید. وارد بحث‌های گروهی بشوید. به دنبال راهکارهای بیشتری برای نمایش توانمندی‌های خود باشید. گاهی از اوقات، برخی افراد، عضویت خود در فضاهای کار اشتراکی را کنسل می‌کنند؛ زیرا تصور می‌کنند که آن محیط، هیچ سود و کاربردی برای آنها نداشته است. در اکثر مواقع، علت آن است که این افراد در جلسات و رویدادهای کاری شرکت نمی‌کنند و قادر به بهره‌برداری از فرصت‌هایی که در آن محیط وجود دارند، نیستند.
تعریف داستان‌ها و خاطرات غم‌انگیز زندگی در محیط کار
از آن‌جایی‌که فضاهای کار اشتراکی، معمولاً، متمرکز بر خانم‌ها هستند، تعداد زیادی از من سوال می‌کنند که آیا در آن محیط، شاهد داستان‌ها و خاطرات غم‌انگیز و شکست‌های عاطفی خانم‌ها هستیم یا نه. حقیقت آن است که این وضعیت، به‌ندرت پیش می‌آید. اما در تمام محیط‌ها، افرادی پیدا می‌شوند که فکر می‌کنند باید با صراحت و صداقت هرچه تمام‌تر درباره زندگی شخصی‌شان با دیگران صحبت کنند. به یاد داشته باشید که افرادی که در آن محیط حضور دارند، موظف و مکلف به کار کردن هستند؛ و اصلاً نباید وقت خود را در کنار شما و در آشپزخانه، صرف گوش دادن به خاطرات شما از برخورد با یک مشتری عصبانی و نادان کنند. این قبیل داستان‌ها و شکایت‌های غم‌انگیز را به بیرون از محیط کار موکول کنید.
البته این بدان معنا نیست که اگر به کمک احتیاج داشتید، به همکاران خود حرفی نزنید. وقایع کاری را با مالک یا مدیر آن فضای کار اشتراکی در میان بگذارید و از ایشان کمک و راهنمایی بگیرید.
درگیری با تردید در سکوت
بسیاری از زنان، تا پیش از آن‌که از تمام زیروبم و اطلاعات مربوط به یک فضای کار اشتراکی آگاهی کامل پیدا نکنند، در آن عضو نمی‌شوند. اما چرا تا آن زمان صبر کنید؟ در طول آن مدت، شما بسیاری از امتیازها و فرصت‌های موجود در یک فضای کار اشتراکی را از دست خواهید داد. برطبق نتایج یک نظرسنجی در سال 2016، فضاهای کار اشتراکی باعث می‌شوند که افراد، کمتر احساس تنهایی کنند و 89 درصد از کسانی که در نظرسنجی شرکت کرده بودند نیز اعلام کردند که از زمان عضویت در آن محیط‌ها، احساس شادی و رضایت بیشتری دارند.
در‌حقیقت، یکی از نخستین کارهایی که یک کارآفرین باید انجام دهد، پیدا کردن محافل این‌چنین و عضویت در آن‌هاست. از میان مزایای عضویت در این فضاهای کار اشتراکی می‌توان به امکان دسترسی به اندوخته دانش و تجربه کارآفرینان دیگر اشاره کرد. پس از عضویت در آن مجموعه، باید تمام تلاش خود را در جهت پشتیبانی از دیگران، تشویق ایشان به فعالیت هرچه بیشتر و دریافت و ارسال بازخورد به کار بگیرید؛ بعد از مدتی، به منافع و مزایای بسیاری دست پیدا خواهید کرد.
