چرا پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی بیشتر اتفاق می‌افتد؟

بر اساس مطالعاتی که در چند سال اخیر در رابطه با پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی انجام شده است، کارمندانی که در این فضا کار می کنند نمره ای بین ۶ و ۷ دریافت می کنند که این نمره از میانگین نمره کسانی که در فضای های معمولی کار می کنند, بیشتر است.

سوال اینجاست که :چه عاملی پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی -که به معنای فضای کاری است که در آن فریلنسرها, کارمندان دور کار و سایر مشاغل مستقل عضو می شوند و در یک فضای اشتراکی و همگانی با هم کار می کنند- را رقم می‌زند؟ و اینکه آیا فضای اشتراکی می تواند الگویی برای شرکت های سنتی تر باشند؟

برای فهمیدن این موضوع مصاحبه ای با تعداد زیادی از بنیان گذاران فضای اشتراکی و کارمندان شان در سراسر آمریکا صورت گرفته است. از طریق تجزیه و تحلیل رگرسیون که پس از مصاحبه انجام شد, سه عامل اصلی پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی مشخص شد.

کسانی که از فضاهای اشتراکی استفاده می کنند کارشان به نظرشان پر معنا می رسد. کسانی که با آن ها مصاحبه شده بدون در نظر گرفتن کاری که انجام می دهند – برای مثال فریلنسرها روی پروژه هایی که علاقه دارند کار می کنند- اعلام کردند که حاضرند به خاطر علاقه و ارزشی که برای کارشان قائل اند، با تمام وجود کار کنند.

اول از همه، برخلاف دفتر کار یک شرکت سنتی، فضای کار اشتراکی از اعضایی تشکیل شده که برای شرکت ها و پروژه های مختلف کار می کنند. از آنجایی که رقابت مستقیم یا قوانین داخلی چندانی وجود ندارد، نیازی نیست مثل یک کارمند معمولی رفتار کنند.کار کردن در کنار افرادی که به کارهای مختلفی مشغولند، می تواند هویت کاری افراد را هم تقویت کند؛ چرا که آن ها همیشه این فرصت را دارند که درباره کاری که انجام می دهند صحبت کنند و این باعث می شود کارشان به نظرشان جالب و متمایز باشد.

دوم، پرمعنا بودن فضای کار اشتراکی ممکن است به خاطر فرهنگ کمک به یکدیگر باشد که در فضاهای کاری وجود دارد؛ در این فضا با این که هر کسی تخصص خاص خودش را دارد ولی با یکدیگر مشارکت می کنند.

و در آخر این حس علاقه و معنا ممکن است از منبع عینی تری بوجود آمده باشد. در فضای کار اشتراکی Coworking Manifesto- یک سند انلاین با بیش از 1700 نفر عضو- این ویژگی سوم که همان همکاری، یادگیری, کار جمعی و ثبات است، خود را نشان می دهد که در کنفرانس سالانه Global Coworking UnConference هم بر آن تاکید شد؛ بنابراین فضای کار اشتراکی به این معنا نیست که یک نفر در محیط کاری حاضر می شود، بلکه آن فرد بخشی از یک جنبش اجتماعی می شود.

کسانی که از فضاهای اشتراکی استفاده می کنند بر روی کارشان کنترل بیشتری دارند. کسانی که در این فضا کار می کنند می توانند موقعی که مهلت زیادی برای اتمام کار ندارند وقت زیادی را در آن جا صرف کنند و یا اینکه می توانند وسط ظهر برای رفتن به باشگاه از آن جا خارج شوند. آن ها هم چنین می توانند برای تمرکز بیشتر، قسمتی را انتخاب کنند که بی سر و صداست و یا اینکه برای تعامل و همکاری با دیگران، پشت میزهای دسته جمعی بشینند. آن ها حتی می توانند مواقعی که خانواده به آن ها در داخل خانه نیاز دارد، در خانه بمانند.

در کنار ارزشی که افراد برای این استقلال و آزادی در فضای کار قائل اند، ساختار زندگی حرفه ایشان هم به همان اندازه برایشان ارزشمند است. آزادی و استقلال بیش از حد می تواند بازدهی را کم کند چراکه برنامه ای برای کارهای روزانه وجود ندارد. بر اساس گفته مصاحبه شوندگان وجود جامعه ای که در آن همه به یکدیگر کمک می کنند، ساختار و نظم لازم را ایجاد می کند و انگیزه کار بیشتر را تقویت می کند. به این ترتیب، ساختار محدودی که این فضاها ایجاد می کنند، سطح مطلوبی از کنترل را ایجاد می کند.

یکی دیگر از دلایل پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی این است که این افراد، خودشان را عضوی از جامعه می دانند. ایجاد ارتباط با دیگران دلیل اصلی ایجاد این فضاهای اشتراکی است؛ درست برخلاف کسانی که در خانه کار می کنند و یا دفتر کاری برای خودشان اجاره می کنند. هر کدام از این فضاهای کاری، حس و حال خاص خودش را دارد و مدیر آن مجموعه سعی می کند برای اعضای خودش بهترین تجربه ها را ایجاد کند. برای مثال آنتونی مارینوس، مدیر تبلیغات گریند- یکی از فضاهای کار اشتراکی واقع در نیویورک و شیکاگو- می گوید: ما برای ایجاد تجربه فوق العاده در درون جامعه خودمان به فاکتورهای انسانی توجه می کنیم و خودمان را مهمان نواز ترین شرکت ارائه دهنده فضای کار اشتراکی در نظر می گیریم. کارکنان ما اسم تمام اعضا و حرفه ای که در آن مشغولند را می دانند و ما همواره در تلاشیم تا بین اعضا آشنایی و صمیمیت ایجاد کنیم.”

WeWork که در دسامبر سال گذشته ارزشی برابر با 5 میلیارد دلار داشت، بر این نکته تاکید می کند که چطور “به دنبال فضایی است که در آن شما به عنوان “من” مستقل عضو می شوید و کم کم به عضوی از “ما” بزرگ تبدیل می شوید.”

ولی به هر حال آشنایی و همکاری با دیگران اجباری نیست. اعضا خودشان تصمیم می گیرند با چه کسانی و چطور ارتباط داشته باشند. آن ها از بحث کردن در هنگام نوشیدن قهوه لذت می برند چرا که با همین هدف از بوفه شرکت قهوه خریده اند و به همین صورت وقتی می خواهند تنها باشند از بقیه فاصله می گیرند. تحقیقات نشان می دهد که بعضی از اعضا با بقیه ارتباط کمتری برقرار می کنند؛ آن ها می خواهند هویت و استقلال خودشان را میان دیگران بیشتر حفظ کنند. این باور وجود دارد که اعضا موقعی که به تعامل با دیگران نیاز داشته باشند از این قابلیت فضای اشتراکی حداکثر استفاده را می کنند.

وجود این فضاهای کار اشتراکی چه پیامدهایی برای شرکت های سنتی دارد؟

 با این که فکر ایجاد فضای کار اشتراکی از فریلنسرها، کارآفرینان و فعالان صنایع تکنولوژیکی نشات گرفته ولی هر روز افراد و شرکت های بیشتری را درگیر می کند و می توند بخشی از استراتژی یک شرکت شود. شرکت ها از دو طریق می توانند فضای کار اشتراکی را جزوی از استراتژی های خود قرار دهند.

اول از همه اینکه این فضا را جایگزین کار در شرکت کنند. میشل کنی، مدیر Co-Merge در سن دیگو می گوید: در یک سال و نیم گذشته ما شاهد بودیم که چگونه تعداد کارکنان شرکت که از فضای کار اشتراکی استفاده می کنند، بیشتر می شود. هر روز تقاضا برای اتاق ملاقات بیشتر می شود. بعضی از اعضای ما کارمندان شرکت های بزرگ جهانی که از چند صد تا چند هزار کارمند دارند، هستند. این شرکت ها از فضایی که ما در اختیارشان می گذاریم نه تنها برای بالابردن بهره وری استفاده می کنند بلکه کارمندانی را که می خواهند محیط و زمان کارشان انعطاف داشته باشد را هم  از این طریق جذب می کنند.”

شرکت گریند هم چنین از استقبال بالای دورکاران به این فضا خبر می دهند. ” ما مجبور نیستیم به سازمان های بزرگ نزدیک شویم، آن ها به سراغ ما خواهند آمد.” ما از میان کارمندان Visa، روزنامه نگاران شیکاگو تریبون و حتی افراد وابسته به موسسات مالی بزرگ، در گریند عضو داشته ایم.

دور شدن از محیط شرکت و وارد شدن در فضای کار اشتراکی می تواند ایده های جدید را در ذهن ایجاد کند که خود  از عوامل پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی است.  ربکا بریان پن، بنیانگذار COVO و مدیر اجرایی سابق NextSpace توضیح داد که چطور تیم Ricoh ماه ها در NextSpace Santa Cruz مستقر شدند تا ببینند که افراد در آنجا چگونه کار می کنند و چه نیازهایی دارند. تیم Ricoh بر اساس دیدگاه و بازخوردهایی که از اعضا دریافت کردند و ثبت مشاهدات خودشان توانستند محصولاتی ارائه دهند که در کارهای روزانه به اعضا کمک کند و از میان این محصولات آن هایی که محبوب ترند را برای عرضه به بازارهای بزرگتر انتخاب کنند.

دوم اینکه می شود جوی که بر فضای کار اشتراکی حاکم است را به محیط شرکت انتقال داد. علاوه بر افزایش انعطاف پذیری و تحرک در میان کارمندان، باید محیط مناسبی را هم در داخل شرکت ایجاد کرد؛ ولی این تنها به معنای ایجاد فضایی برای قهوه خوردن یا برداشتن دیوار میان کارمندان نیست.

در واقع، باید کارمندان کاری انجام دهند که برایش معنا و هدفی در ذهن داشته باشند. کنترل و انعطاف پذیری در کار لازمه این فضا است- بسیاری از شرکت ها میزهایی را برای کار مشارکتی همه کارمندان در نظر گرفته اند تا هم بتوانند با یکدیگر کار کنند و هم بصورت تکی در محیط آرام به کارشان برسند.

شرکت ها به دنبال ایجاد ارتباط بیشتر بین کارمندان در شرکت هستند به طوری که فقط به ملاقات داخل اتاق جلسه ختم نشود. فضای کار اشتراکی می تواند الگوی این شرکت های سنتی باشد بطوری که هر چند وقت یکبار برنامه های آموزشی، رویدادهای اجتماعی و حتی اردوهای تابستانی برگزار کنند. بعضی از شرکت ها حتی از این حد هم فراتر می روند. ریچ شریدان و جیمز گوبل، بنیان گذاران founders of Menlo Innovations در میشیگان اخیرا فضای اداری خود را تا 7000 فوت مربع گسترش داند تا استارتاپها و کارآفرینان در کنار برنامه نویسان Menlo کار کنند تا همبستگی و نوآوری را تحریک کنند.

در همین راستا، شرکت ها می توانند با مهندسی معکوس فضای شرکتشان را به فضای کار اشتراکی تبدیل کنند.

مطالعات نشان می دهد که طراحی فضای داخلی محیط کار در کنار ایجاد تجربه کاری فوق العاده از جمله دلایلی است که باعث می شود کارمندان در کارشان پیشرفت داشته باشند. ولی دو علت اصلی نرخ بالای بازدهی و پیشرفت کارمندان در فضای کار اشتراکی است: یکی داشتن استقلال و دیگری این است که می توانند در فضای کارشان خود واقعی شان باشند. توصیه ما به شرکت های سنتی این است که فضایی را در اختیار کارمندانشان قرار دهند و تا حد ممکن از آن ها حمایت کنند تا بهترین عملکرد را داشته باشند. نتیجه کار تعهد بیشتر کارمندان و آوردن انرژی بالا و ایده های جدید به شرکت است.