در فضای کار اشتراکی چگونه رفتار کنیم؟

این روزها بسیاری از جوانان به جای امیدواری به پیدا کردن شغل دولتی، ایده‌ها و خلاقیت‌های خود را با هم به اشتراک می‌گذارند و کسب و کار خود را آغاز می‌کنند. بسیاری از این کارها به هم‌فکری نیاز دارند. ممکن است اعضای تیم بخواهند دور هم جمع شوند یا دورهمی کوچکی با یکی از افراد باتجربۀ استارتاپ خود داشته باشند یا بخواهند با کسی قرار کاری بگذارند. این گروه‌های کوچک استارتاپی سرشار از ایده و خلاقیت و انگیزه هستند اما معمولاً بودجه‌ای برای خرید یا اجارۀ مکانی برای شروع کار خود ندارند. یکی از راه‌حل‌های این مشکل ایجاد فضاهای کار اشتراکی است که در سال‌های اخیر در ایران هم رونق گرفته است و از طرف استارتاپ‌ها و حتی شرکت‌های بزرگ برای بخشی از فعالیت‌های‌شان با استقبال خوبی روبه‌رو شده است.

ایدۀ فضای اشتراکی به گروه‌های استارتاپی کمک می‌کند که با کمترین هزینه‌ها دور هم جمع شوند و امکاناتی در حد امکانات یک شرکت کوچک را در اختیار داشته باشند و کسب و کار خود را پیش ببرند.

در این فضاها گروه‌های کاری  در کنار هم کار می‌کنند، تا زمانی که بتوانند استارتاپ خود را به درآمد برسانند و مکان مستقلی برای ادامۀ کار در اختیار بگیرند.

مثل هر مکان غیراختصاصی دیگری زندگی کاری در چنین محیطی آداب و مناسبات خود را دارد. شاید سختی کار در چنین فضایی هم همین باشد. در این مقاله می‌خواهیم از آداب، بایدها و نبایدهای رفتاری در محیط فضای کار اشتراکی بگوییم. در ابتدا دربارۀ فضای کار اشتراکی، مخاطبان و مزیت‌های آن توضیحاتی می‌دهیم. با ما همراه باشید.

فضای کار اشتراکی چیست؟

فضای کار اشتراکی محیطی است که در آن چند نفر یا گروه‌های کاری با ایده‌ها و زمینه‌های کاری  مختلف کسب ‌و کار خود را راه‌اندازی یا متمرکز می‌کنند. فضای کار مشترک یا کوورکینگ که (Coworking Space)، محل تجمع گروه‌های مختلف کاری در یک فضا برای انجام دادن کارهای مختلف است.

فضای کار اشتراکی برای چه کسانی مناسب است؟

فضای کار اشتراکی برای پیمانکاران مستقل، افرادی که در سفر هستند، فریلنسرها و افرادی که به صورت مستقل کار می‌کنند مناسب است.

همچنین کسانی که مدت‌ها در انزوای منزل کار کرده‌اند از طریق حضور در فضاهای کار اشتراکی می‌توانند با گروه‌های دیگری در زمینۀ حرفۀ خود آشنا بشوند و به‌صورت گسترده‌تری به کار خود ادامه بدهند.

کسانی که به کار گروهی علاقه‌مند هستند اما بودجه‌ای برای دراختیارگرفتن فضا ندارند.

بیشترین مخاطب استفاده از فضای کار اشتراکی استارتاپ‌ها و گیگ‌ها هستند اما گاهی مراکز شتاب‌دهندۀ  کسب و کار یا مراکز تحقیق و توسعۀ شرکت‌های بزرگ هم از این امکان استفاده می‌کنند.

در فضای کار اشتراکی چگونه رفتار کنیم؟

همانطور که از اسم این فضا پیداست همه چیز در آن اشتراکی است. پس اولین نکته‌ای که باید هنگام ورود به این فضا در نظر بگیرید این است که عادت‌های شخصی خود، یا تجربه‌های فضاهای قبلی کاری را کنار بگذارید و با ذهنی روشن و پذیرا وارد این محیط شوید.

هر امکان و آسایش که در اختیار شما قرار می‌گیرد هزینه‌ای دارد. شما در یک فضای کار اختصاصی هزینۀ هنگفتی می‌پردازید و آزادی عمل کامل دارید که از محیط هر طور که می‌خواهید استفاده کنید. اما وقتی نیاز دارید که با هزینۀ کمتر در مکانی مستقر شوید و به جای صرف هزینۀ هنگفت بر کار و ایدۀ خود تمرکز کنید باید این موضوع را در نظر داشته باشید که فضا اختصاصی نیست.

در اینجا به برخی از قواعدی که باید در فضای کار اشتراکی رعایت کنید، اشاره می‌کنیم:

• هر کدام از این فضاهای اشتراکی ممکن است قوانین و ضوابط متفاوت داشته باشند. قبل از بستن قرارداد با این مراکز، شرایط آنها را کاملاً بسنجید و قوانین حاکم بر آن را مطالعه کنید. اگر مطمئن شدید که نوع کار و گروه کاری شما می‌تواند این قواعد را رعایت کند، قرارداد ببندید.
• با احساسات روشن و مثبت وارد فضای کار شوید. اگر شما به اتاق اختصاصی خود می‌رفتید می‌توانستید با بستن در و ملاقات نکردن با کسی در حال بد خود بمانید. اما در یک فضای کار اشتراکی حال بد شما بر هم‌گروهی‌های خودتان و گروه‌های دیگر تأثیر می‌گذارد. سعی کنید گاهی به خاطر حال خوب جمع، فضای ذهنی خود را مثبت کنید.
• ریخت‌و‌پاش‌های‌تان را روی میز و در بخش‌های مختلف رها نکنید. بدون شک اگر در شروع روز کاری خود با ریخت و پاش‌های گرروه قبلی روبه‌رو شوید روی روحیۀ شما اثر خوبی نخواهد داشت. باید توجه داشته باشید که فضا را آراسته و پاکیزه تحویل بدهید.
• یکی از اهداف کسانی که از فضاهای کار اشتراکی استفاده می‌کنند این است که در ملاقات‌ها و قرارهای کاری در فضایی باشند که پرستیژ فعالیت آنها را بالا ببرد. بنابراین در چنین محیطی نباید رفتارهای زننده داشته باشید یا فضا را آنقدر راحت تصور کنید که اگر کسی وارد محیط شد حس ناخوشایندی داشته باشد. با رعایت این نکته به گروه خودتان و استارتاپ‌ها و افراد دیگری که در مجموعه حضور دارند کمک بزرگی کرده‌اید.
• از زمانبندی حضور، جلسات، استفاده از امکانات و… کاملاً مطلع باشید. مواردی مانند: چگونگی پذیرایی از مهمان، ساعت کار مجموعه، استفاده از آشپزخانه، محدودیت‌ها، اجازۀ استفاده از اشیا و خوراکی‌ها، میزان مجاز استفاده از اینترنت، قوانین سر و صدا و… .

رعایت‌نکردن هر کدام از این موارد می‌تواند نظم مجموعه را به هم بزند و برای مدیریت مجموعه و گروه‌های دیگر آزاردهنده باشد.

• سؤال‌ها و ابهام‌های خود را از متصدیان مجموعه بپرسید. نکته‌هایی مثل رمز وای فای یا قوانینی که به آنها اشاره شد حتماً در جایی از مجموعه قبلاً روشن و واضح بیان شده است. اما اگر ابهامی داشتید مزاحم افراد و گروه‌های دیگر نشوید.
• ارتباط برقرار کردن و تعامل با افراد کار بسیار جذابی است. اما این میل به ارتباط کاری یا دوستانه با افراد باید در حدی باشد که وقت کاری افراد را نگیرید. همه مثل شما برای حضور در مجموعه و ساعت‌هایی که برای فعالیت در آن مکان در نظر گرفته‌اند هزینه کرده‌اند و مایل هستند که از این امکان بهترین استفاده را بکنند. بهتر است آشنایی‌های شخصی یا حتی کاری خود را تا حد امکان در خارج از مجموعه پیگیری کنید و فقط در صورت همکاری یا تمرکز بر یک موضوع کاری وقت‌تان را با گروه‌های دیگر بگذرانید.
• در این محیط‌ها معمولاً فضایی اختصاصی برای مکالمۀ تلفنی یا استراحت و گپ زدن فراهم شده است. بهتر است صحبت‌های گروهی یا جلسات و تماس‌های تلفنی خود را دورتر از محیطی که همه در آن تمرکز کرده‌اند، انجام بدهید. با این کار به همسایه‌های خود احترام می‌گذارید و کیفیت محیط را بالا می‌برید.
• متصدیان چنین مجموعه‌هایی در مقابل خواسته‌های شما مسئول هستند اما باید شرایط و محدودیت‌های آنها را هم در نظر بگیرید و بیشتر از توان مجموعه از آنها انتظار نداشته باشید. مشکلات خود را به آنها منتقل کنید و در حد امکان هماهنگی خود را با محیط بیشتر کنید.
• هر زمان به مشکل یا چالشی برخوردید که به متصدیان مربوط می‌شود به آنها راهکارهای خلاق پیشنهاد کنید اما انتظار نداشته باشید که فضای کلی و مناسبات قدیمی مجموعه طبق نظر شما تغییر کند. مخصوصاً اگر دیگران از اوضاع راضی باشند و اعتراضی نداشته باشند.
• در مقابل امکانات و وسایلی که در اختیار شما گذاشته می‌شود مسئول هستید. مراقب باشید به اموال و امکانات مجموعه آسیب نزنید. به جز اینکه مجبور می‌شوید خسارت بپردازید در کار خود و گروه‌های دیگر اختلال ایجاد می‌کنید.
• مراقب باشید که در چنین محیط هایی بلند حرف نزنید، بلند آه نکشید یا ایده‌ها و درددل‌های خود را با صدای بلند به گوش دیگران نرسانید. چون ممکن است دیگران احساس کنند شما کمبود توجه دارید! و به دنبال جلب توجه هستید! برخی از افراد در چنین محیط‌هایی طوری رفتار می‌کنند که کاملاً به چشم می‌آیند و معمولاً از نظر دیگران منفور و حوصله‌سربر هستند.
• برای شنیدن موسیقی یا فایل‌های صوتی مربوط به کارتان از هدست استفاده کنید. حتی در زمان استفاده از هدست دقت کنید که صدای آن آنقدر بلند نباشد که همکار شما از صدایی که از هدست به گوش می‌رسد آزار ببیند.
• برای غذاخوردن آداب تعیین شده از طرف متصدیان را رعایت کنید. توجه داشته باشید که در مکانی که در نظر گرفته شده غذا بخورید و غذا را به پشت میز خود نیاورید. شاید بوی غذای شما برای دیگران آزاردهنده باشد.
• اگر قبلاً تنها کار کرده‌اید یا در شرکتی بوده‌اید که در آن اتاق مخصوص در اختیارتان بوده است تا مدتی ممکن است چالش‌هایی با فضای کار اشتراکی داشته باشید. باید صبور باشید و با کمک گرفتن از کسانی که تجربۀ بیشتری دارند راهکارهایی برای حل مشکلات خود بیابید.
• در صورت امکان از فضای پارتیشن‌دار استفاده کنید تا محیط کار جمعی برای شما عادی‌تر شود. به سرد یا گرم کردن محیط کمتر واکنش نشان بدهید. در مواردی که مصلحت جمع در میان است از منافع  و خواسته‌های شخصی خود بگذرید.
• امکاناتی را که مجموعه در اختیارتان گذاشته است کاملاً بشناسید و از آنها به بهترین شکل استفاده کنید. اگر حواس‌تان کاملاً جمع نباشد ممکن است از امکانی بی‌خبر بمانید که اگر از آن مطلع بودید پیشرفت بهتری داشتید.

با توجه به مواردی که گفته شد، هر محیط کار اشتراکی می‌تواند فضایی آرام و مطمئن برای رشد و پیشرفت کسب و کار شما باشد. همانطور که ما در جامعه در مقابل هم مسئول هستیم و باید حقوق یکدیگر را رعایت کنیم، باید فضای کار اشتراکی را هم جامعه‌ای کوچک کاری و دلگرم‌کننده‌ بدانیم. محیطی که افراد با رعایت ضوابط حضور در آن به یکدیگر کمک می‌کنند و تجربه‌های خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.